La communication

La communication fait partie du travail collaboratif, il sera impossible de construire et d’accomplir un travail de groupe sans communication. Le projet de fin d’étude n’est qu’un projet, ainsi, il respecte cette règle.

La définition du projet de fin d’étude comme étant un contrat entre un encadreur et ses étudiants nous permet de pousser notre affirmation un peu plus loin : nous savons l’objectif à atteindre, les parties concernées et le rôle de chaque partie, ainsi, nous pouvons proposer des modèles et de consignes pour bien mener à terme le projet en question.

Le travail sur un projet de fin d’étude passe par trois phases principales:

1. Le commencement : les étudiants ne sont pas encore familiarisés avec le domaine et la problématique concernée par le projet, ils font leurs premiers pas en lisant et en explorant l’état de l’art et la littérature liés. S’il s’agit d’un projet d’ingéniorat, les étudiants explorent l’organisation concernée en étudiant sa structure, son fonctionnement ainsi que son environnement.
2. La contribution : les étudiants sont en phase de résolution de la problématique posée, ainsi que la conception et la réalisation de prototype pour pouvoir valider la proposition faite. Dans un projet d’ingéniorat, les étudiants doivent concevoir et réaliser le projet en question.
3. Les tests et la finition de la rédaction du rapport : la dernière phase se focalise sur l’expérimentation pour tester l’outil ainsi que de sortir un résultat concernant la proposition faite. Pour le cas d’ingéniorat, il s’agit de déployer le logiciel développé. Dans les deux cas, les étudiants doivent finir la rédaction de leur rapport.

Il est évident que la supervision de l’encadreur de va pas être du même niveau durant les trois différentes étapes :

La première étape exige une forte communication : les étudiants ne doivent pas effectuer des lectures hors sujet comme ils ne doivent pas trop perdre du temps sur les généralités et les différents éléments du domaine concerné; il suffit qu’ils comprennent les notions de base pour qu’ils passent le plus rapidement à la problématique en question pour pouvoir s’approfondir et saisir ses différents aspects et dimensions; une à deux séances de travail par semaine doivent être programmées. La rédaction de la proposition nécessite encore plus de suivi allant jusqu’à la programmation de plusieurs séances de travail durant la même semaine.

La troisième étape est une étape de finition, les étudiants doivent être suivis du plus prêt; l’encadreur doit garantir que les étudiants ont mis tout les éléments nécessaires ainsi que leurs justifications dans leur rapport, ainsi qu’une bonne traduction des résultats obtenus pendant le teste de la proposition effectuée. Durant cette étapes, il faut programmer une à deux séances de travail par semaines, contrairement à une séance ordinaire, elles doivent être de longue durée : leur durée est justifiée par la nature de l’objet à étudier qu’est le rapport, et leur nombre est un équilibrage entre une surveillance du plus près et une libération des étudiants pour qu’ils puissent finir la rédaction.

Contrairement à ces deux étapes, la deuxième exige moins de surveillance; il faut laisser les étudiants se concentrer sur la conception et la réalisation de leur logiciel, ils ne doivent pas être perturbés par la préparation des rapports ou des présentations pour les séances de travail avec leur encadreur. Néanmoins, il ne faut pas couper la communication complètement, un rendez-vous chaque deux semaines sera suffisant pour surveiller le bon déroulement du processus de développement.

La nature de travail demandé des étudiants change aussi suivant les trois étapes, il est évident que la nature de travail demandé dépend des connaissances acquises ainsi que l’objectif principal de la phase en question.

La première étape nécessite la préparation des présentations : les étudiants sont en phase d’apprentissage et les présentations vont les aider à synthétiser leurs lectures. Il est déconseillé de passer directement à la rédaction vu que les éléments lus à ce stade ne vont pas paraître dans la version finale du rapport, ainsi, la présence d’une synthèse est largement suffisante. L’enseignant peut demander aussi des rapports sur l’état d’avancement : durant les séances de travail il est nécessaire de fixer l’ensemble de lectures à effectuer avant la prochaine séance, les étudiants peuvent envoyer des rapports sur l’état d’avancement et les synthèses effectuées, cela permettra d’adapter les lectures planifiées et d’avoir plus de flexibilité pendant la préparation et la planification des séances de travail.

Pendant la deuxième étape, il est conseillé de laisser les étudiants focalisés sur l’aspect technique pur de leur projet, ainsi, l’encadreur ne doit pas réclamer des travaux de rédaction, il pourra, à la place, demander des schémas de conception et des démonstrations de logiciel en cours de développement.

Durant la troisième étape, l’encadreur et ses étudiants doivent travailler exclusivement sur le rapport final; les synthèses effectuées durant la première étape et les schémas de conception effectués durant la deuxième doivent être portés vers le rapport final selon le besoin, ensuite le rapport sera finalisé au fur et à mesure. 

De nos jours, les moyens technologiques permettent une surveillance et une communication continues quelque soit les préoccupations de l’encadreur durant l’année universitaire. Vu que les étudiants sont consacrés à leur projet, il est naturel de trouver que, dans la majorité des cas, les perturbations de communication perçues durant le projet sont causées par les préoccupations académiques de l’encadreur, surtout les déplacements vers des conférences ou la participation à des workshops. Dans de tels cas, les étudiants doivent être avertis, et les séances de travail doivent être programmées en utilisant l’un des moyens disponibles. Les étudiants peuvent faire une démonstration ou une présentation à distance; cela reste une meilleure option que l’annulation des séances dues durant la durée des déplacements.

Comme dernier point, il est important que l’encadreur soit disponible pour ses étudiants à tout moment, les idées présentées ci-dessus concernent des séances de travail périodiques qui doivent être programmées en tous les cas; il est obligatoire à l’encadreur d’être présent pour répondre aux questions de ses étudiants et de les orienter en cas de problèmes rencontrés durant toute la durée du projet, il ne faut pas attendre les séances de travail.

Une bonne communication donnera plus de chance pour réussir le projet et dans des bons délais; elle donnera plus de confiances aux étudiants ainsi qu’une meilleure visibilité à l’encadreur. Avec les moyens technologiques d’aujourd’hui, il sera dommage de voir un projet prometteur échouer à cause d’une mauvaise communication.

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Garder une bonne impression

Avant d’entamer “la communication” qu’est un point essentiel dans un projet de fin d’étude (nous verrons cela plus loin), j’ai préféré écrire ces paragraphes sur un autre point qui prépare le terrain pour la communication entre le promoteur/encadreur et ses étudiants. Malheureusement, j’étais rappelé par un triste incident ces derniers jours.

Pour pouvoir établir une communication riche, spontanée et sans complexes, un certain degré de respect doit être gardé entre l’encadreur et ses étudiants, un respect influencé par la première impression formée par les deux côtés, pas seulement durant les premières séances de travail mais durant toute la durée du projet.

La relation entre l’encadreur et ses étudiants se situe quelque part entre une relation personnelle et une relation professionnelle, le “quelque part” change selon les cas, mais une chose est sûre, la relation encadreur/étudiant va prendre de ces deux mondes.

Les relations personnelles sont plus profondes, le pardon et la compréhension font partie du “quotidien”. La première impression durant la première rencontre joue un rôle important; elle peut influencer d’une façon importante le développement et le futur d’une relation personnelle, mais, une fois établie, le pardon et la compréhension peuvent aider à surmonter les moments difficiles.

Une relation professionnelle est gérée par les intérêts; la durée de la relation est limitée par la présence d’un intérêt commun, au delà de cela, la relation ne devient pas nécessaire. Une caractéristique principale est la stabilité et la continuité durant la réalisation du projet, si l’un des acteurs n’effectue pas son travail, le projet trouvera l'échec.

La relation entre l’encadreur et le ses étudiants est plus profonde qu’une relation professionnelle, mais elle garde la définition du projet comme étant un contrat qui doit être réalisé en collaboration et d’une manière continue. De l’autre côté, elle n’est pas assez profonde pour être considérée comme une relation personnelle, elle ne présente pas les aspects “pardon” et “compréhension” (dans la plupart des cas).

Ce mélange étrange et cette position floue entre les deux mondes ont fait de la relation entre l’encadreur et ses étudiants une relation extrêmement délicate et à manipuler avec “modération” : la continuité nécessite la présence d’une “bonne impression” durant toute la durée du projet, une fois perdue, elle est difficile à retrouver. La mauvaise impression d’un côté vers l’autre sera suffisante pour entraîner l'échec du projet. Comment la perdre? Malheureusement c’est très simple : retard dans les délais, manque de respect et l’ignorance des directives et des conseils donnés.

Si l’encadreur perd sa bonne impression envers ses étudiants, ces derniers doivent s’attendre à être classés comme les moins prioritaires, ils ne doivent pas attendre des bons conseils ni des rapports corrigés profondément. Si les étudiants perdent leur confiance et leur bonne impression envers leur encadreur, il doit s’attendre à une ignorance totale de ses conseils et directives, une mauvaise finalisation, voir même l’abondance de son projet à mi-chemin.

Ainsi, l’encadreur et ses étudiants doivent garder une bonne impression à chaque rencontre, à chaque séance du travail en montrant un niveau de respect mutuel ainsi qu’un certain degré du sérieux et d’efficacité.

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Définir et choisir un sujet

La définition du sujet par le promoteur, sa publication et sa sélection par des étudiants sont des étapes qui précèdent le travail “réel” sur le projet de fin d’étude, néanmoins, leur importance est évidente. Il faut comprendre et prendre ces étapes au sérieux.

L’objectif de l’article n’est pas de détailler comment définir un projet à la lettre; c’est le travail des promoteurs, néanmoins, les étudiants doivent comprendre les grandes lignes pour pouvoir déchiffrer l’objectif fixé par le promoteur “à long terme”. Cela permettra aux étudiants d’évaluer la charge de travail et les travaux complémentaires à réaliser durant le projet de fin d’étude.

Définir un projet/sujet

Pour un projet de fin d’étude, nous pouvons distinguer deux grandes familles :

1. Les projets,
2. Les sujets.

Oui, il y a une grande différence entre les deux.

Les projets sont destinés généralement aux ingénieurs et aux candidats pour le master professionnel. Un projet vise à atteindre un objectif technique ou bien très proche de la dimension technique et architecturale. Il peut être proposé dans plusieurs situations.

Dans la majorité des cas, un projet de telle nature est proposé pour répondre à un besoin professionnel concret. Le promoteur principal sera probablement un chef d’équipe dans une entreprise informatique ou bien le responsable du service informatique dans une entreprise d’autres secteurs. L’avantage principal est l’expérience professionnelle, un tel projet facilitera l’intégration des étudiants dans la vie active après leur graduation, et des fois la boite propose aux étudiants de continuer dans les mêmes postes. L’inconvénient majeur est la nature d’encadrement : un chef d’équipe donnera, probablement, plus d’importance à l’application réalisée et à sa documentation technique; le rapport “académique” sera ignoré. Cet inconvénient se présente comme crucial à cause de la nature “académique stricte” héritée de l’académie francophone qui donne la priorité à la base théorique du projet.

Un projet peut être proposé, aussi, par un chercheur dans le cadre d’une thèse en cours de préparation. L’objectif d’un tel projet sera d’implémenter une solution qui répond à ses propositions théoriques. Son poids dans le monde professionnel sera (presque) nul vu que le système réalisé concerne des notions très récentes et encore loin de sortir des laboratoires de recherche pour intégrer le monde professionnel. Néanmoins, deux points principaux encouragent de le choisir :

1. Le défi technique est réel,
2. Les nouvelles idées vont servir dans le monde professionnel, et elles peuvent donner naissance à des start-up intéressantes.

Dans l’autre bout, nous trouvons les sujets, qui visent une problématique théorique; ce type de sujet de fin d’étude est destiné pour les candidats au master recherche. Le promoteur pose une problématique théorique à résoudre, ainsi, les étudiants devront apporter une contribution en proposant une hypothèse et en vérifiant sa validité.

Les sujets de recherche ne nécessitent pas des compétences techniques exceptionnelles, mais, un esprit scientifique et académique et une patiente pour les travaux de recherche, de lecture et de synthèse. De tels sujets représentent la meilleure introduction au monde de la recherche scientifique et académique.

Choisir un projet/sujet

La prise d’une décision en matière de choix d’un projet/sujet pour le projet de fin d’étude est l’une des plus difficiles mais pas à ce point “vitale”, surtout dans notre cher pays.

Un critère à écarter est les compétences techniques; il ne faut jamais écarter un sujet parce qu’on ne maîtrise pas ses contraintes techniques, ni choisir un projet parce que sa dimension technique nous convient. Vous avez suffisamment du temps apprendre et se familiariser avec les technologies requises.

Les deux critères principaux :

1. Votre plan d’avenir,
2. Votre domaine préféré.

Si vous voulez construire une carrière académique, il faut éviter un projet à aspect professionnel pur, l’effort fourni pour l’intégration dans le milieu de l’entreprise ne sera plus utile lorsque vous commenciez une carrière scientifique. Cet effort doit être dirigé vers un sujet théorique intéressant qui vous donnera une chance pour faire une publication ou au moins une communication, c’est dans ces rassemblements scientifiques que vous construisez une carrière scientifique.

Si vous voulez une carrière professionnelle, c’est sur les projets techniques qu’il faut se concentrer, vous serez (pratiquement) prêts pour le monde professionnel. Les projets de nature théorique peuvent aussi être utiles dans ce cas, leur dimension technique est généralement riche.

Le domaine préféré prend deux dimensions :

1. Le secteur d’activité,
2. L’environnement de travail.

Le secteur d’activité est vu sous deux ongles différents et cela selon la nature de la carrière professionnelle ou académique. Dans notre pays, travailler dans les entreprises pétrolières se situe sur la tête des préférences. Dans le cas académique, la liste des choix est plus riche et plus diversifiée, vous pouvez travailler dans pratiquement tous les domaines actifs. Il faut exclure les sujets qui nécessitent des équipements particuliers, vous n'aurez rien comme aide et support, c’est la triste réalité.

L’environnement de travail varie énormément entre les deux mondes académique et professionnel : l’environnement académique est plus stable et la concurrence est plus “douce” (si on dire), par contre toutes les manières sont autorisées dans le milieu professionnel, nous vivons dans un pays de 3ème monde et il faut admettre que la corruption fait partie de notre quotidien. Ainsi, si vous ne pouvez pas supporter un environnement hostile et instable, je vous conseille de vous orienter vers une carrière académique.

Des travaux complémentaires?

Il est très probable que votre promoteur vous demande des travaux complémentaires, tels que l’enrichissement de l’outil développé en ajoutant des fonctionnalités qui n’étaient pas présentes dans la définition du projet. Un autre cas très fréquent, c’est la rédaction d’un article.

Ces travaux sont très importants et il faut les compléter; jouer au “dur” et aux “héros” en disant “j’ai mon travail et je n’ajouterai pas une ligne”, ne servira à rien sauf à dégrader votre note et votre mention parce que votre promoteur considérera que le travail est incomplet. C’est aussi simple que ça.

Un dernier mot

Le choix n’est pas vraiment vital; le projet ne durera que 06 mois, mais un bon choix rendra la tâche beaucoup plus facile en permettant aux étudiants une auto-motiviation puissante du moment où ils sont convaincus et satisfaits de leur choix.

Les différentes universités proposent chaque année des dizaines de sujets théoriques et des projets professionnels, vous pouvez toujours trouver le projet/sujet qui vous convient et qui répond exactement à vos besoins.

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« Encadrer », c’est un contrat

La réalisation un projet de fin d’étude dans les écoles d’ingénieurs ou réaliser un projet de Licence ou de Master à l’université pour avoir son diplôme sont des expériences qui marqueront toujours la vie de l’étudiant. Chaque étudiant présentera son travail dans une soutenance, mais il va aussi assister aux soutenances de ses amis, ses collègues et même des inconnus, par conséquent, une soutenance devient un évènement habituel qui peut faire partie de « la routine » à la fin de l’année universitaire. Une situation qui donne impression qu’une soutenance et même le projet qui l’a produite sont des choses assez maîtrisés. Malheureusement, ce n’est pas vraiment le cas.

Notre chère encyclopédie présente dans la définition d’un projet de fin d’étude :

Le projet de fin d'études a pour but de développer l'autonomie et la responsabilité des étudiants, à créer une dynamique de groupe et l'esprit d'un travail collectif et bien sûr à mettre en pratique les enseignements reçus et permettre ainsi aux étudiants d'affirmer leurs savoir-faire et à considérer leurs compétences.

Cela donne l’impression que les étudiants ont un grand travail à réaliser, néanmoins, l’autre partie de l’équation est complètement ignorée.

En effet, l’encadrement est un contrat entre deux parties, et par définition :

Un contrat se définit comme une convention formelle ou informelle, passée entre deux parties ou davantage, ayant pour objet l'établissement d'obligations à la charge ou au bénéfice de chacune de ses parties.

Dans le cas d’un projet de fin d’étude, les deux parties sont les étudiants d’un côté et le(s) enseignant(s) de l’autre, tant dit que les obligations sont les objectifs à réaliser dans le projet.

Les étudiants sont concernés par la réussite de leur projet, leur graduation en est dépendante. Ainsi, on les voit accomplir leur part du contrat qui est la part constructive (si on peut dire) en collectant les informations et les données nécessaires, proposer des solutions adéquates et réaliser des systèmes fonctionnels. On verra plus tard ces tâches du plus prêt.

Les enseignants se chargent principalement de définir les objectifs, diriger les étudiants dans leurs travaux de recherche, vérifier les différents aspects du projet et valider le résultat final. Ces tâches nous donnent l’impression que l’encadreur prend le rôle d’un examinateur et c’est la vision de plusieurs de nos chères enseignants, mais cette vision est (partiellement) fausse. L’encadreur est concerné lui aussi par le résultat du projet et il est responsable, tout comme les étudiants, de sa réussite. L’enseignant est la deuxième partie du contrat et il doit garantir ses tâches, non pas parce qu’il est examinateur, mais parce qu’il est au même rang que les étudiants dans le cadre du projet de fin d’étude.

La réussite du projet de fin d’étude ou des projets de Master et de Licence dépend de l’investissement des deux parties dans le projet. Toute ignorance, manque de sérieux ou incomplétude présentés par l’un ou l’autre des deux parties va influencer négativement le déroulement du projet, et par conséquent, influencer son résultat final.

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Bienvenue sur « DZ-Encadrement »

    Bienvenue sur le blog « DZ-ELearning ». Je suis Tarek Boutefara, un doctorant à l’Ecole nationale Supérieure d’Informatique (http://www.esi.dz) à laquelle j’ai participé à plusieurs activités d’encadrements.

    Parmi tous les sens de ce terme « Encadrement », nous prendrons le troisième présenté par Wiktionary : « Action de surveiller et d’animer un groupe dont on a la responsabilité » et nous allons être plus précis en définissant le groupe en question par un enseignant et plusieurs étudiants qui travaillent dans le cadre d’un projet de fin d’étude.

    La motivation principale pour choisir un tel sujet est le nombre énorme de problèmes rencontrés par les étudiants et leurs encadreurs, des problèmes qui résultent principalement d’un mal entendu entre les deux parties de l’équipe et des fois d’une male compréhension des rôles, des obligations et des droits de chaque partie.

      Le sujet est très restreint, ainsi, le blog ne sera pas étendu à l’infini, mais l’objectif est de construire un fondement pour faire connaître cette méthode de coopération aux étudiants, commençant par mes futurs étudiants (إن شاء الله).